Que vous ayez des informations à envoyer à un collaborateur ou un dossier à un client : vous êtes de plus en plus amené à échanger quotidiennement des fichiers en ligne. D’autant plus avec la démocratisation du télétravail ! Dans un contexte de mobilité croissante, le partage de fichiers en temps réel, et sans limite de distance ou de localité, est devenu un moyen de gagner en rapidité et en productivité.
C’est là que les problématiques de sécurisation et de maîtrise des données échangées commencent. Comment et pourquoi s’assurer que les transferts se font en toute sécurité ? C’est ce que nous allons développer ici.
Tout d’abord, vous devez comprendre que le transfert de données est risqué s’il est effectué inconsciemment. En effet, si vous ne contrôlez pas les solutions de partage de fichiers utilisées dans votre entreprise, vous l’exposez à des risques tels que la perte de données ou la fuite d’informations stratégique confidentielles. C’est pourquoi il est primordial de vous assurer que les solutions de partage utilisées par dans votre entreprise garantissent la protection et la sécurité de vos données. Nous vous conseillons de :
- Vérifier que la solution prenne en charge tous les périphériques. Vos collaborateurs doivent pouvoir accéder à la solution sur un maximum de périphériques : ordinateur, tablette, mobile. Ainsi vous limiterez l’utilisation d’application tierces, de quoi minimiser le risque de fuite de données.
- Vérifier que la solution ait un niveau de sécurité élevé en vous assurant:
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- qu’elle offre une authentification à deux facteurs (nous en avions parlé dans l’article dédié à la gestion des mots de passe en entreprise)
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- que vos données soient protégées tout au long de leur cycle de vie via un cryptage des données en transit, pendant une session de partage et sur tous les périphériques quel que soit l’emplacement des fichiers.
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- Vérifier que vous puissiez totalement contrôler les droits d’accès et les autorisations de partage en fonction des utilisateurs mais aussi et surtout des périphériques.
Alors vers quelles solutions se tourner ?
Il existe de nombreux outils de partage en ligne gratuit qui s’avèrent très utiles pour le partage de fichiers personnels. Néanmoins, en entreprise, nous vous conseillons fortement de passer à un solution de stockage payante vous garantissant la sécurité et la confidentialité de vos données.
Voici 3 solutions de partage de fichiers sécurisée (source : appviser) :
NumSync
Cette solution peut-être utilisée avec des partenaires externes ou être personnalisée de manière à l’utiliser en interne (hébergée sur vos propres serveurs). Elle assure la sécurité des partages, transferts et téléchargement en interne ou en externe.
NetExplorer
Cette solution offre une sécurité maximale pour le partage de fichiers en interne sans limite de taille ou de format.
Bynder Orbit
C’est la solution la plus adaptées aux métiers de la communication avec des processus de validation importants où les projets nécessitent régulièrement des échanges de fichiers (maquettes, créations…). Cette solution est certifiée ISO 27001: 2013 et garantit la durabilité de vos données grâce à la restauration de sauvegarde à la demande.
On peut également, si les conditions techniques le permettent, mettre en place une infrastructure dans l’entreprise.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour protéger les données de votre entreprise. Pour tout renseignement complémentaire n’hésitez pas à nous contacter !